Albero-kuhni.ru

Доходы и заработок
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как работает кассовый аппарат онлайн

Как работает онлайн-касса

Порядок работы торгующих организаций с контрольно-кассовой техникой (ККТ) изменил Федеральный закон № 290-ФЗ от 03.07.2016 , который внес поправки в действующий Федеральный закон N 54-ФЗ о применении ККТ и обязал всех бизнесменов использовать кассовые аппараты исключительно с функцией передачи данных непосредственно в налоговые органы по интернету. При этом всем налогоплательщикам, использующим старые кассовые аппараты, предоставлена возможность их модернизировать, а тем, у кого кассы не было совсем, можно купить новые.

Как работает онлайн-касса? Чем она отличается от техники старого поколения и на что будут в первую очередь обращать внимание налоговики? Попробуем разобраться.

Главная особенность ККТ нового поколения состоит в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы. При этом данные о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в специальном фискальном накопителе (ФН), а также передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель при этом должен по-прежнему получить на руки бумажный чек, а при желании — его электронную копию на свой электронный адрес или мобильное устройство. Фактически, ни для самого покупателя в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, так как все процессы происходят очень быстро и они полностью автоматизированы.

До сих пор ККТ старого образца просто печатали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену. Налоговики не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили туда с проверкой. Поэтому соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены. Это могло происходить раз в несколько недель, если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было небольшим. Когда магазины начали применять новые кассы онлайн, правила работы существенно изменились. Теперь смену им приходится закрывать не реже, чем раз в сутки, зато хранить никакие контрольные ленты больше не нужно совсем.

Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:

  1. Покупатель передает кассиру для расчета платежную карту или деньги.
  2. Кассир вводит данные о покупке в ККТ.
  3. Онлайн-касса формирует чек с необходимыми реквизитами.
  4. Данные об операции направляются в фискальный накопитель.
  5. Чек заверяется фискальными данными.
  6. Происходит обработка чека фискальным накопителем.
  7. Распечатывается бумажная версия чека.
  8. Данные об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
  9. ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
  10. ОФД обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС.
  11. По желанию покупателя, кассир отправляет электронный чек на его электронную почту или мобильное устройство.

Схема работы ККТ нового поколения

Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации или ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.

Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации

Как видно из вышесказанного, основное различие между техникой старого и нового поколения — это фискальный накопитель. По сути, это отдельный блок, который имеет свой уникальный номер и срок службы. Он сохраняет и передает всю информацию о продажах за определенный период времени. Сам фискальный накопитель представляет собой жесткий диск, который должна хранить организация вместо упраздненной контрольной ленты. Примечательно, что налоговики ведут отдельный реестр ФН, и использование устройства, которого нет в этом реестре, карается штрафом.

Кроме того, техника нового поколения должна иметь возможность соединения с интернетом, для этого должно быть 2 типа специальных входов: проводной и беспроводной. По принципам работы весь кассовый комплекс можно сравнить с компьютером. Поэтому доработке ККМ до онлайн подлежит только та касса, которая может быть подключена к интернету и к фискальному накопителю. Как правило, большинство современных моделей кассовой техники это позволяют. Модернизация обойдется на порядок дешевле приобретения нового аппарата. Так, в среднем «апгрейд» кассы будет стоить до 6–7 тысяч рублей, а покупка новой — от 20–30 тысяч рублей. Важную роль в этом играет установленное на ККТ программное обеспечение.

  • получить экспертное заключение о возможности обеспечения стабильной и бесперебойной обработки больших объемов информации, с их последующей передачей;
  • обеспечить конфиденциальность и сохранность полученных от ККТ данных;
  • иметь лицензию Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС на оказание услуг телематической связи.

Только при соблюдении этих требований организация может быть включена в реестр ОФД, размещенный на сайте ФНС. По состоянию на 11 июня 2020 года в этом реестре 21 оператор. С любым из них можно заключить договор на обмен данными.

Как работают новые онлайн кассовые аппараты

Обязательный переход на усовершенствованные модели кассовых аппаратов имеет своей целью сделать любой бизнес более прозрачным для контролирующих органов. Обусловлено это принципом работы онлайн ККТ, которые будут передавать данные обо всех операциях через интернет в налоговую службу.

Читать еще:  Как оформляется график работы

Внедряемые в настоящее время новые кассовые машины, которые будут обязаны использовать многие предприниматели и компании, кардинально отличаются от использовавшихся ранее фискальных аппаратов. И главное их отличие не в виде, а в принципе их работы.

Как работают новые онлайн кассы на этапе «Предприниматель – ОФД»

Рисунок 1. Упрощенная схема работы онлайн кассового аппарата

Рабочий день торговой организации начинается с того, что продавец, кассир или иное уполномоченное лицо формируют отчет об открытии смены. При необходимости осуществления расчета с покупателем происходят следующие действия.

  1. В момент совершения операции (оплаты) новый кассовый аппарат формирует фискальный документ, а затем направляет его оператору фискальных данных, с которым у предпринимателя заключен соответствующий договор.
  2. Получив информацию, оператор с помощью технических средств незамедлительно проводит проверку достоверности фискального документа. Проверка осуществляется по фискальному признаку, который предназначен для защиты отправляемого документа.
  3. В случае положительного результата проведенной проверки ОФД составляет подтверждение о получении документа, также обеспечивает данное подтверждение защитой фискальным признаком и направляет его в кассу предпринимателя.
  4. ККТ, получив подтверждение, распечатывает чек, который передается покупателю. На чеке имеется уникальный номер (формируемый оператором) и адрес в сети интернет, зайдя на который можно проверить подлинность чека.

При окончании рабочего дня с кассы снимается отчет о закрытии смены.

Важно! Законодательством установлено, что кассовый чек должен быть сформирован в течение 1 суток с момента открытия смены. Другими словами, если торговая точка работает круглосуточно, то все равно необходимо проводить процедуру закрытия и открытия смены на онлайн кассе.

Этап «ОФД – ФНС»

ОФД – новый участник, появившийся после внесения изменений в 54-ФЗ. Исполняя основную функцию посредника между субъектом предпринимательства и налоговыми органами, в его главную задачу входит сбор поступающей от онлайн машин информации об операциях, дальнейшая ее обработка, систематизация, хранение и передача в ФНС.

Схема работы ОФД с налоговой инспекцией также проста:

  • получив фискальный документ и обработав его, ОФД должен направить его в ФНС не позднее 24 часов;
  • ФНС, в свою очередь, должна направить оператору подтверждение о приеме;
  • при отсутствии такого подтверждения ОФД должен повторно отправлять информацию, не полученную налоговой службой.

Важно! Если от ККТ поступит документ к ОФД, который не пройдет проверку достоверности, оператор обязан немедленно уведомить об этом налоговые органы. Такие случаи будут являться основаниями для проверки предпринимателей.

Как работает онлайн касса при сбоях связи

При отсутствии сбоев в связи с оператором онлайн касса не прекратит работать. Информация, вводимая в ККТ при расчетах, перемещается в фискальный накопитель, который хранит ее. Одновременно усовершенствованный кассовый аппарат периодически пытается восстановить связь с ОФД, чтобы отправить чеки.

Если только в течение 30 дней эту информацию не удастся передать оператору, то лишь тогда касса перестанет работать.

Некоторые вопросы о том, как работает онлайн касса вы можете узнать из репортажа «Вести в субботу»:

Видео 1. Новые онлайн кассы (Репортаж из информационной передачи «Вести в субботу»).

Онлайн-касса: что это такое и как работает (для чайников)

Принятый 03 июля 2016 года федеральный закон №290-ФЗ внес поправки в закон №54-ФЗ о применении ККТ. В частности, произошло официальное разграничение кассовых аппаратов на «онлайн-кассы» и на «аппараты старого образца», и в дальнейшем предпринимателям разрешается работа только с аппаратами-онлайн. Действовать упомянутый закон начал с 2017 года, но вот должного понимания, что представляет собой онлайн-касса по сути (что это такое и как работает), у многих ее пользователей нет до сих пор. Представляется разумным дать на этот вопрос подробное разъяснение.

Фискальная цифровизация

С широким внедрением интернета процесс перетекания информационных массивов стал:

  • значительно более оперативным;
  • намного более простым (то есть, с затратой на порядок меньшего времени и уделения этому процессу на порядок меньшего внимания).

Это относится и к данным фискальным, и остается только удивляться, что внедрение такого нововведения, как онлайн-касса, произошло только спустя 2 десятка лет после появления и распространения глобальной сети.

Ведь что такое контрольно-кассовый аппарат вообще? Это технический прибор регистрации розничных транзакций. А нужен он для достижения двух основных целей:

  • У покупателя остается документ, подтверждающий факт сделки в указанное в чеке время. Благодаря этому, покупатель может юридически обоснованно предъявлять претензии по качеству и производить возврат товара продавцу.
  • У налогового органа появляется информация о выручке предпринимателя (то есть, продавца). Благодаря этому формируется база по многим налогам (например, по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ и др.).

Так вот новая онлайн-касса теперь позволяет перетекать данным о совершенных транзакциях в адрес ФНС буквально в режиме реального времени. Почему это важно и как это облегчает жизнь, разберем далее.

Что такое онлайн-касса?

Принцип работы онлайн-кассового аппарата по своей сути ничем не отличается от функционала традиционного прибора. Просто онлайн-касса – это:

  • и регистратор транзакций,
  • и специализированный коммуникатор, который осуществляет связь и передачу данных в налоговый орган,
  • и более емкий накопитель фискальных данных, нежели традиционный кассовый аппарат.

Как можно заметить, принципиальное отличие здесь одно – скорость передачи данных в ФНС (по сравнению с традиционным аппаратом). Но почему это важно? В чем заключается насущная необходимость накладывать масштабные обязательства на всех хозяйствующих субъектов использовать контрольно-кассовую технику исключительно нового образца?

Читать еще:  Предложения по оптимизации работы

Дело в наведении порядка в обороте наличных денежных средств. «Наличка» – это часть неучтенного денежного оборота, в которой осуществляется максимальное количество мошеннических действий (серьезных финансовых преступлений).

Обезличенные деньги, в отношении которых не может быть произведена четкая идентификация, каким образом они получены, являются «питательной базой» криминальной части экономики. И розничная торговля является одним из главных поставщиков «черного нала».

Чем реже по времени располагаются контрольные точки, тем проще производить манипуляции с имеющимся объемом наличной денежной массы в кассе, не приводя ее в соответствие с информацией, хранящейся на матрице кассового аппарата. И традиционное кассовое оборудование не справлялось с данной задачей: выемка кассовой ленты (считывание матрицы) осуществлялась редко (раз в несколько месяцев), более того, выемка могла производиться силами самого хозяина кассового аппарата (со всеми последствиями в плане возможности фальсификации ленты)!

Использование онлайн-технологии полностью решает данную проблему. Теперь данные о каждой транзакции поступают в органы налогового контроля сразу же в момент регистрации сделки на кассовом аппарате. Кроме того, предусматривается обязательная процедура открытия и закрытия смены, что исключает возможность «переброса» некоторых транзакций на другую дату.

Выгода от данного нововведения присутствует для всех сторон:

  • государство четко определяет налоговую базу своих налогоплательщиков и контролирует объем присутствующей у них наличности;
  • предприниматели не имеют разночтений по учету выручки с налоговыми органами (а значит, и перспектив получения штрафных санкций), а также получают возможность проводить более четкий внутренний учет своей деятельности;
  • жизнь в государстве (имеется в виду, и административный аппарат, и общество в целом) улучшается, так как увеличивается объем налоговых поступлений и сокращается теневой сектор.

Как работает онлайн-касса?

Алгоритм функционирования онлайн-кассовых аппаратов предусматривает наличие официальных посредников – операторов фискальных данных (ОФД). Как же работает онлайн-касса («для чайников»)? Упрощенно представим прохождение транзакции последовательностью определенных событий:

  1. Кассир вбивает в кассовый аппарат сумму транзакции, а также другие ее параметры.
  2. После нажатия результирующей клавиши («Ввод») аппарат добавляет к данному пакету информации свои фискальные данные (регистрационный номер, сведения о налогоплательщике, по которым его можно будет однозначно идентифицировать) и направляет этот пакет ОФД.
  3. У оператора фискальных данных полученная информация структурируется. Дело в том, что налоговая служба хочет иметь не валовый набор цифр, а конкретные суммы налоговых баз по каждому обязательному платежу. В задачу технического посредника (ОФД) входит как раз проведение структуризации получаемых данных, чтобы пересылаемые уже в адрес ФНС сведения точно ложились на карточку учета каждого налога.
  4. После обработки данные, полученных от налогоплательщика, ОФД пересылает информационный массив в адрес ФНС.

Напрашивается резонный вопрос: почему же такое могущественное ведомство, как Федеральная налоговая служба самостоятельно не может структурировать данные, получаемые от налогоплательщика, а привлекает к процессу сторонних, пусть и аккредитованных посредников? Ведь, во-первых, это чревато масштабными утечками весьма приватных данных о выручке, о клиентской базе «на сторону». А во-вторых, услуги ОФД не бесплатны (цены у каждой такой организации разные, но на середину 2019 года все они колеблются в районе 3 тысяч рулей в год)!

То есть, налогоплательщик должен самостоятельно выбрать себе оператора и, если он желает платить налоги, то за такую эксклюзивную возможность он должен ежегодно… платить деньги этому оператору… Оборачивается весьма оригинально.

На самом деле, именно такое построение системы создает конкурентную среду для разработки и совершенствования программного обеспечения. А утечки информации возможны даже в очень закрытых ведомствах и учреждениях.

Теперь для работы на кассовом аппарате необходимо открывать смену, то есть, соответственно, и проходить процедуру закрытия накануне. Без этого функционирование аппарата невозможно (длина смены при этом не может превышать 24 часа – после этого происходит блокировка аппарата).

Постоянное наличие на связи для онлайн-ККТ не обязательно. Современные модели аппаратов имеют достаточно емкий накопитель, поэтому он может существовать без доступа в интернет, непрерывно учитывая регистрируемые транзакции, до нескольких месяцев.

Правда, по закону программное обеспечение ОФД заблокирует его работу уже через 30 суток автономной эксплуатации.

Резюме или что такое онлайн-касса для каждой из сторон

Итак, онлайн-касса – что это такое и как работает? С точки зрения покупателя разницы с классическим кассовым аппаратом нет никакой – и в том, и в другом случае на руки будет выдаваться бумажный чек. Но вот для продавца (предпринимателя) усиливается кассовая дисциплина. Но происходит это автоматически и с несомненной выгодой для него: ведь для этого не нужно прикладывать никаких дополнительных усилий и полностью устраняется база для споров с налоговиками по вопросам учета выручки. Что же касается государства, то массовое применение онлайн-касс наводит порядок на розничном рынке, где главенствует наличный денежный оборот. А это означает и общий рост собираемости налогов, и противодействие распространению теневого сектора экономики.

Как работать с онлайн-кассой?

После внедрения онлайн-касс по 54-фз в розничной торговле и общепите работа кассира не претерпела значительных изменений – по-прежнему нужно пробивать чеки и формировать отчеты о закрытии смены, только теперь на новом кассовом оборудовании. Как пользоваться онлайн кассой — мы расскажем вам в этой статье.

Читать еще:  Ожидаемый денежный доход

Как начать работу на онлайн-кассе

Согласно требованиям закона, касса должна в режиме онлайн передавать чеки оператору фискальных данных (ОФД). Новую кассу необходимо подключить к интернету, зарегистрировать в налоговой инспекции, а также следует подписать договор с ОФД. После этого владельцу нужно настроить кассовое программное обеспечение и провести вводный инструктаж сотрудников — эти услуги оказывают как центры технического обслуживания, так и производители касс.

Все кассиры обязаны пройти инструктаж и расписаться за него в журнале. Кроме того, с сотрудниками необходимо заключить договоры о полной материальной ответственности.

Перед началом работы кассир должен подключить кассу к сети и получить необходимые материалы (разменные деньги, чековую ленту, ключи от кассы). Следует заправить чековую ленту в кассу, заполнить все необходимые сведения и заверить их у старшего кассира.

В некоторых кассах требуется авторизация сотрудника — для этого нужно ввести индивидуальный номер или приложить специализированную пластиковую карту.

Подготовка к работе занимает некоторое время, поэтому кассиру желательно прийти на рабочее место заранее — например, за 30 минут до открытия торговой точки.

Как открыть смену на онлайн ККТ?


Выдача бумажного и электронного чека покупателю

В обязанности кассира входит посчитать итоговую стоимость покупок, назвать сумму покупателю, получить от него оплату (наличными или картой) и выбить чек на онлайн-кассе. Касса печатает бумажный чек и направляет копию оператору фискальных данных. Вместе с бумажным чеком чеком кассир отдает покупателю сдачу, если оплата производилась наличными. Если чек пробит с ошибкой, кассир может сформировать чек коррекции.

Согласно требованиям закона, по желанию покупателя магазин обязан направить ему электронный чек (с помощью sms или e-mail). Для этого покупатель должен сообщить номер телефона, электронной почты или предоставить QR-код из специализированного мобильного приложения Федеральной налоговой службы.

После покупки товара покупатель оплачивает товар наличными или картой. Вам нужно отсканировать штрих-код на товаре или набить цену вручную.

Фискальный накопитель проверяет данные и если все в порядке, формирует и печатает чек. Этот чек вам нужно передать покупателю в двух видах: бумажном и в электронном на адрес электронной почты, если она была указана при покупке. Для отправки чеков покупателям магазин может заключить договор с ОФД.

Основные функции онлайн кассы

Некоторые онлайн-кассы позволяют облегчить работу персонала, автоматизировать кассовые операции и быстрее обслуживать покупателей. Так, онлайн-кассы LiteBox (Лайтбокс) позволяют:

быстро заводить товары в чек (через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или с помощью панели избранных товаров);

автоматически рассчитать сдачу или скидки;

оформить возврат покупки или отложенный чек;

принять смешанную оплату (наличные+безналичные+сертификат по одному чеку);

автоматизировать продажу весового товара (при подключении к весам) и многие другие функции.

В кассах Лайтбокс легко заводить товар в номенклатуру: достаточно отсканировать штрихкод товара, и система сама найдет товар в справочнике (собственная разработка компании — содержит более 700 000 наименований) и автоматически создаст карточку товара, добавить которую в номенклатуру можно одним кликом.

Как закрыть смену

Согласно 54-ФЗ, продолжительность смены не должна превышать 24 часа. Если вы забыли закрыть смену в конце дня, это можно сделать на следующий день. Главное — не выбивать новые чеки до того, как будет закрыта предыдущая смена, иначе касса перестанет отправлять данные ОФД, а предприятию грозит штраф: от 1500 рублей до 3000 рублей для должностного лица или ИП, от 5000 рублей до 10 000 рублей для юрлица.

Чего нужно избегать при работе на кассе

Не отслеживать отправку чеков в налоговую.

Проверить, как отправляются чеки, можно в личном кабинете на сайте ОФД или ФНС. Если произошел сбой, вы увидите, какие чеки не отправились, и сможете отправить их заново.

Не выдавать покупателю электронную копию чека.

Нарушение требований 54-ФЗ грозит штрафом:

2 тысячи рублей для предпринимателя;

10 тысяч рублей — для юридического лица;

Кроме того, нельзя оставлять кассу без присмотра и подпускать к ней посторонних, а также держать в кассе личные деньги.

Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы

Если пропал интернет, платежные данные в памяти фискального накопителя могут храниться до 30 дней — за этот период возможно восстановить подключение. Если не восстановить связь за 30 дней — касса заблокируется.

Если подключение к интернету нестабильно, онлайн-касса сохраняет данные и при восстановлении связи автоматически отправляет их ОФД.

Некоторые онлайн-кассы (например, кассы Лайтбокс) могут работать несколько часов от аккумулятора, без подключения к электрической сети, позволяя не останавливать продажи в случае отсутствия электричества.

Выводы

В заключение мы можем сделать выводы, что главное — это:

  1. Соблюдать кассовую дисциплину — обязательно формировать чеки по всем продажам и вовремя выдавать их покупателям;
  2. Корректно открывать и закрывать смену;
  3. Отслеживать передачу данных в налоговую;
  4. Правильно организовать работу с онлайн-кассой в случае отсутствия интернета или электричества.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector